Je gegevens bij Busy Fox
Privacyverklaring.
Als je bij Busy Fox bestelt, een account aanmaakt of contact met ons opneemt, gebruiken we persoonsgegevens. Hier lees je welke gegevens dat zijn, waarvoor we ze gebruiken en met wie we ze delen. Ook leggen we uit hoe lang we gegevens bewaren en welke keuzes en rechten je hebt.
Artikelen 1–3
De basis
01Wie verantwoordelijk is
1.1
Busy Fox is de handelsnaam van de hieronder vermelde onderneming. Deze onderneming is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.
| Gegeven | Informatie |
|---|---|
| Juridische bedrijfsnaam | Novastars B.V. |
| Rechtsvorm | B.V. |
| Handelsnaam | Busy Fox |
| Vestigingsadres | Hagengracht 88 |
| Postcode en plaats | 7607 EE Almelo |
| Land van vestiging | NL |
| Registratienummer handelsregister | 97091677 |
| Website | https://busyfox.eu |
| Contact voor privacyvragen | [email protected] |
| Functionaris gegevensbescherming, indien van toepassing | Niet van toepassing. |
| Vertegenwoordiger in de EER, indien van toepassing | Niet van toepassing. |
1.2
Deze verklaring geldt voor bezoekers van onze website, klanten, zakelijke contactpersonen, mensen die contact met ons opnemen en deelnemers aan samenwerkingen met Busy Fox. Ook een zakelijk e-mailadres of de naam van een medewerker kan een persoonsgegeven zijn.
1.3
Voor de eigen verwerking van persoonsgegevens door andere aanbieders, zoals een printerapp of betaalprovider, kan daarnaast hun privacyverklaring gelden. Voor gegevens die wij zelf ontvangen en gebruiken, blijft deze verklaring van toepassing.
02Hoe we aan je gegevens komen
2.1
De meeste gegevens ontvangen we van jou. Bijvoorbeeld wanneer je bestelt, een formulier invult, een account aanmaakt of ons een bericht stuurt. Daarnaast kunnen we technische gegevens ontvangen wanneer je onze website gebruikt.
2.2
We kunnen ook gegevens ontvangen van een betaaldienstverlener, vervoerder of samenwerkingspartner. Het gaat bijvoorbeeld om een betaalstatus, een bezorgbevestiging of gegevens die nodig zijn om een verwijzing of commissie te controleren.
2.3
Soms verstrekt iemand anders je gegevens. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een bestelling voor een medewerker plaatsen of een geschenk naar een ontvanger laten sturen. Wij gebruiken die gegevens voor de afhandeling van de bestelling. We schrijven de ontvanger daarmee niet in voor marketing.
2.4
Ontvangen we persoonsgegevens via een ander, dan informeren we je over de verwerking en de herkomst zodra dat volgens de AVG nodig is. In beginsel doen we dat uiterlijk binnen één maand, eerder als we daarvoor al contact met je opnemen of de gegevens doorgeven. Dat hoeft niet opnieuw voor zover je die informatie al hebt of een wettelijke uitzondering geldt.
2.5
We vragen alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Bij formulieren geven we aan welke velden verplicht zijn. Zonder een afleveradres kunnen we bijvoorbeeld geen pakket bezorgen. Het niet invullen van een optioneel veld heeft geen gevolgen voor de andere diensten die je gebruikt.
2.6
Stuur geen burgerservicenummer, volledige kopie van je identiteitsbewijs of gevoelige informatie mee als dat niet nodig is. Maak bij foto’s en documenten gegevens van anderen onleesbaar als die niets met je vraag te maken hebben. Ontvangen we onnodige gegevens, dan verwijderen of beperken we die waar mogelijk.
03Waarom we gegevens mogen gebruiken
3.1
Voor iedere verwerking is een geldige wettelijke grondslag nodig. In deze verklaring gebruiken we de volgende grondslagen:
- Overeenkomst: de gegevens zijn nodig om een overeenkomst met jou uit te voeren of op jouw verzoek voor te bereiden.
- Wettelijke verplichting: we moeten gegevens verwerken omdat de wet dat van ons verlangt, bijvoorbeeld voor de belastingadministratie.
- Gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor een concreet belang, zoals het beantwoorden van een zakelijke aanvraag of het beveiligen van onze website. We beoordelen of dit belang opweegt tegen jouw rechten en privacy en of het doel met minder gegevens kan worden bereikt.
- Toestemming: je kiest er zelf voor dat we gegevens voor een bepaald doel gebruiken. Je kunt die toestemming weer intrekken.
3.2
Bij ieder gebruik hieronder benoemen we het doel en de toepasselijke grondslag. Een aankoop of accountregistratie is geen algemene toestemming voor andere verwerkingen.
Artikelen 4–11
Wanneer we gegevens gebruiken
04Bestellen en bezorgen
4.1
Bij een bestelling gebruiken we je naam, e-mailadres, factuur- en afleveradres, bestelde producten, aantallen, prijzen en bestelnummer. Bij een zakelijke bestelling gebruiken we ook noodzakelijke bedrijfs- en facturatiegegevens. Een telefoonnummer gebruiken we als dit nodig is voor de levering of als je het verstrekt voor contact over je bestelling.
4.2
We gebruiken deze gegevens om je bestelling te verwerken, te bezorgen, wijzigingen af te handelen en je op de hoogte te houden. Voor de uitvoering van een overeenkomst met jou is de grondslag de overeenkomst.
4.3
Handel je namens een bedrijf, dan verwerken we jouw contactgegevens vanuit ons gerechtvaardigde belang om de zakelijke bestelling en het contact met dat bedrijf te verzorgen. Dit geldt ook voor de noodzakelijke verwerking van gegevens van een andere ontvanger.
4.4
Gegevens die nodig zijn voor facturen, betalingen en onze fiscale administratie bewaren we op grond van een wettelijke verplichting. Andere bestelgegevens bewaren we alleen zolang daar een afzonderlijke reden voor bestaat, zoals het leveren van service of het afhandelen van een geschil.
05Betalen en terugbetalen
5.1
Betalingen worden verwerkt via Stripe. Afhankelijk van de betaalmethode worden gegevens aan Stripe en betrokken financiële partijen verstrekt om de betaling te kunnen uitvoeren en beveiligen. Dit kan gaan om je naam, contactgegevens, factuuradres, bedrag, valuta, bestelreferentie en betaalinformatie.
5.2
Wij gebruiken de betaalbevestiging, transactiereferentie en andere noodzakelijke betaalgegevens om je bestelling, administratie en eventuele terugbetaling af te handelen. De grondslag is de overeenkomst met jou en, voor de wettelijke administratie, een wettelijke verplichting.
5.3
Voor zover wij gegevens gebruiken om misbruik van betalingen te voorkomen of een betwiste betaling te behandelen, is ons gerechtvaardigde belang het beschermen van klanten en Busy Fox tegen misbruik en financiële schade. We beperken dit tot gegevens die daarvoor nodig zijn.
5.4
Welke gegevens onze medewerkers kunnen inzien:
Onze medewerkers zien geen betaalgegevens. Zij zien alleen de klantgegevens die je hebt ingevuld.
5.5
Stripe kan voor bepaalde activiteiten namens ons verwerken en voor andere activiteiten zelf verantwoordelijk zijn, bijvoorbeeld voor eigen wettelijke verplichtingen. Lees hierover de privacyverklaring van Stripe. Deze verwijzing verandert niets aan onze verantwoordelijkheid voor de gegevens die wij zelf verwerken.
06Je account en klantvoordelen
6.1
Als je een account aanmaakt, gebruiken we je naam, e-mailadres, inloggegevens, opgeslagen adressen en bestelhistorie om het account te beheren. Bij zakelijke accounts kunnen daar bedrijfsgegevens en de gegevens van contactpersonen bij horen.
6.2
Voor het leveren van de accountfuncties aan jou is de grondslag de overeenkomst. Voor het beheren van de toegang van medewerkers van een zakelijke klant is de grondslag ons gerechtvaardigde belang om die klant toegang tot zijn klantomgeving te geven.
6.3
We gebruiken je accountstatus en de toepasselijke kortingsafspraken om klantvoordelen te berekenen en te tonen. Een account met korting betekent niet dat je bent ingeschreven voor nieuwsbrieven of andere reclame.
6.4
Technische inloggegevens gebruiken we ook om accounts te beschermen tegen onbevoegde toegang. Hiervoor beroepen we ons op het gerechtvaardigde belang om onze dienstverlening en de gegevens van gebruikers te beveiligen.
6.5
Je kunt ons vragen je account te verwijderen via [email protected]. Gegevens die we nog nodig hebben voor een bestelling, wettelijke administratie of een andere geldige reden worden niet automatisch samen met je account verwijderd. In artikel 14 lees je hoe we daarmee omgaan.
07Vragen, retouren en garantie
7.1
Als je contact opneemt, gebruiken we je contactgegevens, bericht en de gegevens die nodig zijn om je vraag te beantwoorden. Bij een productprobleem kunnen dat ook een bestelnummer, productmodel, serienummer, foto of video zijn.
7.2
We gebruiken deze gegevens voor ondersteuning, retouren, klachten en garantie. Voor zover dit nodig is voor onze overeenkomst met jou, is die overeenkomst de grondslag. Voor wettelijke verplichtingen is de grondslag de betreffende verplichting. Voor overige vragen en zakelijke contactpersonen is de grondslag ons gerechtvaardigde belang om vragen en problemen zorgvuldig af te handelen.
7.3
Soms is ondersteuning van een fabrikant, leverancier of reparateur nodig. We delen dan alleen de gegevens die nodig zijn voor de beoordeling of oplossing. Waar mogelijk delen we een technische beschrijving of beeldmateriaal zonder je naam en contactgegevens. Bij een rechtstreekse reparatie of verzending kunnen contact- en adresgegevens wel nodig zijn.
7.4
Een foto, video of review die je voor ondersteuning instuurt, gebruiken we niet automatisch als reclame. Voor een afzonderlijk gebruik in marketing maken we vooraf een passende afspraak en vragen we toestemming wanneer dat nodig is.
08Zakelijke aanvragen en samenwerkingen
8.1
Bij aanvragen voor zakelijke bestellingen, grotere aantallen, relatiegeschenken, merken of samenwerkingen met creators gebruiken we je naam, zakelijke contactgegevens, bedrijfsnaam en de informatie uit je aanvraag. Een website, socialmedia-account of portfolio verwerken we wanneer je die meestuurt of wanneer die rechtstreeks relevant is voor de voorgestelde samenwerking.
8.2
We gebruiken de gegevens om je voorstel te beoordelen, contact te onderhouden, een offerte te maken en afspraken vast te leggen. Ben jij zelf de beoogde contractspartij, dan kan de grondslag de voorbereiding of uitvoering van die overeenkomst zijn. Vertegenwoordig je een organisatie, dan is de grondslag ons gerechtvaardigde belang om zakelijke relaties te beoordelen en te onderhouden.
8.3
Ontstaat een samenwerking, dan verwerken we ook noodzakelijke contract-, factuur- en betaalgegevens. Hiervoor gelden de overeenkomst en de toepasselijke wettelijke administratieverplichtingen. De persoonsgegevens van zakelijke contactpersonen verwerken we op grond van het hierboven genoemde gerechtvaardigde belang.
8.4
We voegen mensen die een zakelijke aanvraag doen niet automatisch toe aan een marketingbestand. Als we een voorstel willen bewaren voor een latere mogelijkheid nadat de normale bewaartermijn afloopt, vragen we daarvoor afzonderlijk toestemming.
09Creators en affiliatecommissies
9.1
Als je als creator deelneemt aan ons affiliateprogramma, gebruiken we je contactgegevens, de afgesproken link of kortingscode en de gegevens die nodig zijn om verkopen toe te wijzen, commissies te berekenen en uit te betalen. Voor onze overeenkomst met jou is de grondslag de overeenkomst. Voor fiscale gegevens geldt daarnaast een wettelijke verplichting.
9.2
Als klant kun je via een creatorlink of kortingscode bestellen. Een gebruikte kortingscode kan onderdeel zijn van de bestelling en de commissieberekening. Voor de toekenning en controle van de commissie verwerken we de noodzakelijke orderreferentie, datum, waarde en status op grond van ons gerechtvaardigde belang om samenwerkingsafspraken correct af te rekenen. Voor trackingtechnieken waarvoor toestemming nodig is, vragen we die vooraf afzonderlijk.
9.3
Creators ontvangen in dit beleidsvoorstel alleen de informatie die nodig is om hun resultaten en commissies te controleren. We verstrekken daarvoor geen namen, e-mailadressen of afleveradressen van klanten. Ook een niet direct herkenbare orderreferentie kan een persoonsgegeven blijven.
9.4
Gebruikt affiliateplatform:
Nog niet ingevuld
Toewijzingsmethode en eventuele trackingduur:
Nog niet ingevuldGegevens die zichtbaar zijn in het creatoroverzicht:
Nog niet ingevuld9.5
Zonder de vereiste toestemming plaatsen of lezen we geen trackingcookies voor affiliateherkenning. Het weigeren daarvan verhindert een bestelling niet. Een bewust ingevulde kortingscode kan wel verwerkt worden om de korting toe te passen en de bijbehorende afspraken af te rekenen.
10Nieuwsbrieven en commerciële berichten
10.1
We sturen je nieuwsbrieven en andere commerciële e-mails wanneer je je daarvoor afzonderlijk hebt aangemeld. We gebruiken je e-mailadres en de voorkeuren die je daarbij opgeeft. De grondslag voor deze gekozen werkwijze is toestemming.
10.2
Je kunt je in ieder commercieel bericht eenvoudig afmelden. Je kunt ons ook mailen. Afmelden heeft geen gevolgen voor je account, klantkorting of de afhandeling van een bestelling.
10.3
Noodzakelijke berichten over een bestelling, betaling, bezorging, accountbeveiliging of servicevraag kunnen we wel blijven sturen. Die berichten horen bij de betreffende dienstverlening en gebruiken we niet als verkapte nieuwsbrief.
10.4
We bewaren een beperkte registratie van je inschrijving en afmelding om je keuze te kunnen aantonen en respecteren. Een afmelding verwerken we zo snel mogelijk. Gegevens op een blokkeerlijst gebruiken we uitsluitend om te voorkomen dat je opnieuw ongewenste marketing ontvangt.
10.5
Aanbieder voor commerciële e-mails:
Nog niet ingevuld
Eventuele meting van openen en klikken, inclusief doel, gegevens en grondslag:
Nog niet ingevuldEventuele gepersonaliseerde aanbevelingen of winkelwagenherinneringen, inclusief gegevens en grondslag:
Nog niet ingevuld11Reviews
11.1
Als je een review indient, verwerken we de inhoud, beoordeling en de naam of schermnaam die bij de publicatie wordt gebruikt. Bij het inzenden moet duidelijk zijn welke gegevens openbaar worden. Je e-mailadres of bestelnummer publiceren we niet.
11.2
Voor de in dit concept gekozen werkwijze vragen we toestemming voor de openbare publicatie van je persoonsgegevens in een review. Die toestemming kun je intrekken. Voor het controleren van de echtheid en het tegengaan van misbruik kunnen we beperkte gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigde belang om betrouwbare reviews te tonen.
11.3
Gebruikt reviewplatform:
Productreviews op de eigen Busy Fox-website.
Werkwijze, gegevens en grondslag voor eventuele reviewuitnodigingen:
Nog niet ingevuld11.4
Voor hergebruik van een herkenbare review, foto of video in een afzonderlijke reclamecampagne beoordelen we opnieuw welke toestemming of andere geldige grondslag nodig is. Een review plaatsen is geen onbeperkte toestemming voor ieder toekomstig gebruik.
Artikelen 12–17
Delen, bewaren en beschermen
12Websitegebruik, cookies en beveiliging
12.1
Voor het functioneren en beveiligen van de website kunnen technische gegevens nodig zijn, zoals een IP-adres, tijdstip, browsergegevens, foutmelding en informatie over een inlogpoging. We gebruiken daarvoor niet meer gegevens dan nodig. De grondslag voor noodzakelijke beveiligingsverwerking is ons gerechtvaardigde belang om de website beschikbaar te houden en misbruik te voorkomen.
12.2
Sommige cookies of vergelijkbare technieken zijn nodig voor een functie die je vraagt, zoals het onthouden van je winkelwagen of ingelogde sessie. Voor technieken waarvoor de wet toestemming vereist, vragen we toestemming voordat ze worden gebruikt. Dat geldt ook wanneer een techniek geen cookie heet, maar wel onder dezelfde regels valt.
12.3
Voor websiteanalyse moet per gebruikte dienst en instelling worden vastgesteld welke gegevens worden verwerkt en of toestemming nodig is. We noemen statistieken alleen anoniem wanneer personen daadwerkelijk niet meer identificeerbaar zijn. Het verwijderen van een naam is daarvoor niet altijd genoeg.
12.4
Voor tracking ten behoeve van advertenties of vergelijkbare toepassingen vragen we vooraf toestemming. Weigeren moet net zo eenvoudig zijn als accepteren. Je kunt een gegeven toestemming weer intrekken. De website blijft zonder optionele tracking bruikbaar.
12.5
Het cookieoverzicht beschrijft per techniek de aanbieder, het doel, de gegevens, de duur en of toestemming nodig is. Het overzicht omvat ook relevante pixels, lokale opslag en ingebedde video’s. Als een videospeler toestemming vereist, wordt de betreffende verwerking pas na die toestemming gestart.
| Onderdeel | Gebruikte dienst en inrichting |
|---|---|
| Hosting en websiteplatform | Website op MODX met Commerce. Hostingaanbieder nog te bevestigen. |
| Technische loggegevens | Nog niet ingevuld |
| Analytics | Nog niet ingevuld |
| Advertentietracking | Nog niet ingevuld |
| Ingebedde video’s en andere externe inhoud | Eigen videobestanden en ondersteuning voor YouTube via youtube-nocookie.com. De gebruikte toestemmingsinrichting moet nog worden bevestigd. |
| Cookietoestemmingsdienst | Nog niet ingevuld |
| Link naar cookieoverzicht | Nog niet ingevuld |
| Link naar cookievoorkeuren | Nog niet ingevuld |
13Met wie we gegevens delen
13.1
We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor een beschreven doel, wanneer je daar geldig toestemming voor hebt gegeven of wanneer de wet dat verlangt. We geven niet iedere dienstverlener toegang tot alle klantgegevens.
| Ontvanger | Doel en soorten gegevens |
|---|---|
| Hosting- en softwareleveranciers | Website, account en gegevensopslag beheren. Alleen gegevens die nodig zijn voor de geleverde dienst. |
| Stripe en betrokken financiële partijen | Betalingen, terugbetalingen en bijbehorende controles. Noodzakelijke transactie-, contact- en betaalgegevens. |
| Vervoerders en fulfilmentpartners | Bestellingen verwerken en bezorgen. Naam, afleveradres, pakketgegevens en noodzakelijke contactgegevens. |
| E-mail- en klantenserviceleveranciers | Berichten bezorgen en servicevragen beheren. Contactgegevens, berichten en noodzakelijke dossiergegevens. |
| Boekhouder en administratiesoftware | De administratie voeren. Factuur-, transactie- en noodzakelijke bedrijfsgegevens. |
| Fabrikanten en reparateurs | Productproblemen oplossen. Noodzakelijke product- en dossiergegevens en, indien nodig, contact- en bezorggegevens. |
| Affiliate- en reviewdienstverleners, indien gebruikt | Het betreffende programma uitvoeren. Alleen de gegevens die bij dat programma zijn beschreven. |
| Juridische adviseurs, verzekeraars of bevoegde instanties | Een concrete aanspraak afhandelen of aan een wettelijke verplichting voldoen. Alleen relevante gegevens. |
13.2
Partijen die uitsluitend namens ons persoonsgegevens verwerken, krijgen passende instructies en een verwerkersovereenkomst wanneer dat vereist is. Andere partijen kunnen voor hun eigen verwerking zelfstandig verantwoordelijk zijn. Een betaalprovider of vervoerder is niet voor iedere activiteit automatisch onze verwerker.
13.3
We verkopen geen klantgegevens aan anderen voor hun eigen marketing. Voor de werking van eventuele advertentie- of analyseplatforms geldt de afzonderlijke uitleg in artikel 12. Deze belofte vervangt die uitleg niet.
13.4
De concrete leveranciers, hun rollen en de relevante verwerkingslocaties worden hieronder vermeld.
| Leverancier | Dienst en rol | Landen van verwerking of toegang | Privacyinformatie |
|---|---|---|---|
| Stripe | Betalingsdienstverlening; rol afhankelijk van de activiteit. | Nog niet ingevuld | https://stripe.com/privacy |
14Hoe lang we gegevens bewaren
14.1
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze gebruiken. Daarna verwijderen we ze of maken we ze daadwerkelijk anoniem. Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht. Voor andere gegevens hanteren we de hieronder beschreven termijnen.
14.2
Onderstaande niet-wettelijke termijnen zijn gekozen als beleidsvoorstel voor Busy Fox. Ze moeten vóór publicatie worden bevestigd en in de gebruikte systemen worden ingesteld.
| Gegevens | Bewaartermijn of criterium |
|---|---|
| Fiscale basisadministratie | Voor zover de Nederlandse fiscale bewaarplicht geldt, in beginsel zeven jaar vanaf het toepasselijke wettelijke startmoment. Gegevens die nog actueel onderdeel van de administratie zijn, kunnen langer nodig blijven. |
| Gegevens onder de OSS- of IOSS-regeling | Voor zover van toepassing tien jaar na afloop van het jaar waarin de betreffende transactie plaatsvond. Alleen de gegevens die onder die verplichting vallen. |
| Accountgegevens | Zolang het account actief wordt gebruikt. Na twee jaar zonder inlog of bestelling vragen we of je het wilt behouden. Zonder reactie verwijderen we de afzonderlijke accountgegevens na dertig dagen. Gegevens met een zelfstandige bewaarplicht blijven apart bewaard. |
| Algemene vragen zonder bestelling of geschil | Tot twaalf maanden na afronding van de vraag. |
| Retour- en garantiedossiers | Tot twee jaar na afronding van het dossier. Noodzakelijke gegevens blijven langer bewaard als een concrete aanspraak nog loopt of een wettelijke verplichting dat vereist. |
| Foto’s, video’s en technische bijlagen voor service | Tot drie maanden na afronding van de beoordeling of oplossing. Alleen relevant bewijsmateriaal blijft zo nodig onderdeel van het dossier. |
| Zakelijke aanvragen zonder overeenkomst | Tot twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. |
| Afgewezen merk- of creatoraanvragen | Tot zes maanden na het besluit. Voor langer bewaren voor toekomstige mogelijkheden vragen we afzonderlijk toestemming. |
| Overeenkomsten met zakelijke relaties en creators | Gedurende de samenwerking. Daarna bewaren we alleen de gegevens die nodig zijn voor fiscale verplichtingen of het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van concrete rechtsvorderingen, tot die reden vervalt. |
| Affiliateverkoopgegevens | Gedetailleerde toewijzingsgegevens tot twaalf maanden na definitieve afrekening van de commissie. Gegevens die tot de fiscale administratie behoren volgen de wettelijke termijn. |
| Nieuwsbriefgegevens | Tot afmelding, of uiterlijk twee jaar na de laatste aantoonbare interactie wanneer de inschrijving niet wordt vernieuwd. We gebruiken hiervoor alleen rechtmatig beschikbare informatie. |
| Bewijs van marketingtoestemming | De noodzakelijke registratie tot vijf jaar na het laatste commerciële bericht waarvoor die toestemming is gebruikt. |
| Afmeldregistratie | Een minimale registratie zolang dit nodig is om je afmelding te respecteren binnen de gebruikte verzendlijsten. We beoordelen dit jaarlijks en verwijderen de registratie wanneer zij daarvoor niet meer nodig is. |
| Gepubliceerde reviews | Zolang de review relevant is voor het betreffende product en de publicatiegrondslag aanwezig blijft. Bij ingetrokken publicatietoestemming verwijderen of anonimiseren we de persoonsgegevens zonder onnodige vertraging. |
| Gewone technische toegangs- en beveiligingslogs | Maximaal negentig dagen. Relevante gegevens over een concreet incident kunnen langer nodig zijn voor onderzoek en afhandeling. |
| Privacyverzoeken | Een beperkte registratie tot twee jaar na afronding. De volledige verstrekte gegevenskopie en onnodige identificatiegegevens verwijderen we eerder zodra ze niet meer nodig zijn. |
| Cookies, analytics en overige tracking | De afzonderlijke termijnen in het ingevulde cookie- en dienstenoverzicht. |
14.3
Een langere bewaartermijn geldt niet automatisch voor een volledig klantdossier. Bij een geschil of incident bewaren we alleen gegevens die daarvoor nog noodzakelijk zijn. We beoordelen regelmatig of die reden nog bestaat.
14.4
Verwijderde gegevens kunnen nog tijdelijk aanwezig zijn in afgeschermde back-ups. We gebruiken die niet voor reguliere dienstverlening of marketing. Bij herstel van een back-up voeren we toepasselijke verwijderingen opnieuw door. Verwijdering uit back-ups wordt zo snel mogelijk uitgevoerd volgens de vastgestelde back-upcyclus.
Maximale back-uptermijn en verwijderwerkwijze:
Nog niet ingevuld15Gegevens buiten de EER
15.1
De Europese Economische Ruimte bestaat uit de EU-landen, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Een dienstverlener kan gegevens buiten de EER verwerken. Ook toegang vanuit een ander land, bijvoorbeeld voor ondersteuning, kan een doorgifte zijn.
15.2
Bij een doorgifte zorgen we voor een geldige regeling volgens de AVG. Afhankelijk van de situatie is dat een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of zijn dat passende waarborgen, zoals de Europese standaardcontractbepalingen. Waar nodig beoordelen we aanvullende beschermingsmaatregelen. We gaan er niet zonder controle van uit dat een leverancier onder een bepaalde regeling valt.
15.3
De daadwerkelijke doorgiften worden hieronder ingevuld. Als geen doorgiften plaatsvinden, wordt dat na controle uitdrukkelijk vermeld.
| Dienstverlener en verwerking | Land buiten de EER | Toepasselijke regeling en aanvullende waarborgen |
|---|---|---|
| Stripe | Nog niet ingevuld | Nog niet ingevuld |
15.4
Je kunt via [email protected] informatie vragen over de toepasselijke waarborgen en, waar van toepassing, een kopie opvragen. We kunnen daarbij gegevens afschermen die noodzakelijk vertrouwelijk moeten blijven.
16Printerapps en externe diensten
16.1
Voor het ontwerpen en printen kan een app van een andere aanbieder nodig zijn. Die aanbieder kan persoonsgegevens verwerken bij bijvoorbeeld het aanmaken van een appaccount, het opslaan van ontwerpen of het gebruiken van appfuncties. Raadpleeg daarvoor de privacyinformatie van de betreffende aanbieder.
| App of dienst | Aanbieder | Privacyinformatie |
|---|---|---|
| Print Master | PHOMEMO PTE. LTD. | https://www.qu-in.com/about/download/xiaobiao_privacypolicy_us |
| Phomemo | PHOMEMO PTE. LTD. | https://www.qu-in.top/about/download/phomemo_privacy_agreement/ |
| Labelife | PHOMEMO PTE. LTD. | https://www.aimotech.com/labelife/privacy_en.pdf |
16.2
Eventuele koppelingen met Busy Fox en de app-, ontwerp- of printgegevens die Busy Fox daardoor ontvangt:
Nog niet ingevuld
16.3
Als je zelf appgegevens, een schermafbeelding of een ontwerp meestuurt voor ondersteuning, gebruiken wij die volgens artikel 7. Verwijder daarbij persoonsgegevens van jouw klanten of andere personen als die niet nodig zijn om het probleem te begrijpen.
16.4
Een verwijzing naar een externe dienst betekent niet dat alle gegevensuitwisseling met die dienst buiten onze verantwoordelijkheid valt. Voor verwerkingen die wij zelf bepalen of gezamenlijk met een andere partij bepalen, blijven onze wettelijke verplichtingen gelden.
17Beveiliging en automatische beslissingen
17.1
We treffen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gegevens en de risico’s. Onze beleidsuitgangspunten zijn beperkte toegangsrechten, beveiligde verbindingen, zorgvuldig accountbeheer en afspraken met dienstverleners. Medewerkers en andere bevoegde personen krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is voor hun werkzaamheden.
Concrete toegepaste beveiligingsmaatregelen op hoofdlijnen:
Nog niet ingevuld17.2
Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen. Bij een datalek nemen we maatregelen om de gevolgen te beperken. We melden het aan de bevoegde toezichthouder en informeren betrokken personen wanneer de wet dat verlangt.
17.3
Een automatisch berekende staffelkorting of standaard accountkorting is niet op zichzelf een besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen in de zin van artikel 22 AVG. Bij betaal- en fraudedetectiesystemen moet wel afzonderlijk worden beoordeeld of daarvan sprake is.
Gebruik van uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met zulke gevolgen:
Nog niet ingevuldBetrokken gegevens, verantwoordelijke partij, werking, gevolgen en toepasselijke grondslag:
Nog niet ingevuldMogelijkheid voor menselijke tussenkomst, het geven van je standpunt en het aanvechten van een besluit, indien van toepassing:
Nog niet ingevuld17.4
Eventuele profilering voor aanbevelingen of advertenties wordt ook beschreven wanneer die niet onder artikel 22 AVG valt. Daarvoor vermelden we het doel, de gegevens, de grondslag en je mogelijkheden om toestemming in te trekken of bezwaar te maken.
Toegepaste profilering:
Nog niet ingevuldArtikelen 18–20
Je rechten en keuzes
18Je privacyrechten
18.1
Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens we van je gebruiken en daarvan een kopie ontvangen. Je kunt ook vragen om onjuiste gegevens te verbeteren, gegevens aan te vullen of gegevens te verwijderen wanneer daarvoor recht bestaat.
18.2
In de situaties die de AVG noemt kun je ons vragen de verwerking te beperken. Je kunt dan bijvoorbeeld vragen gegevens tijdelijk niet verder te gebruiken terwijl de juistheid wordt onderzocht.
18.3
Verwerken we gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, dan kun je vanwege jouw specifieke situatie bezwaar maken. We stoppen dan met de verwerking, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen, of de gegevens nodig zijn voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering.
18.4
Tegen verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. We stoppen dan met het gebruik voor dat doel, inclusief daarmee samenhangende profilering.
18.5
Berust een verwerking op jouw toestemming, dan kun je die op ieder moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Intrekken is net zo eenvoudig als toestemming geven.
18.6
Verwerken we door jou verstrekte gegevens geautomatiseerd op basis van toestemming of een overeenkomst met jou, dan kun je onder de voorwaarden van de AVG vragen die gegevens in een gangbaar, gestructureerd en machineleesbaar formaat te ontvangen. Waar technisch mogelijk kun je vragen ze rechtstreeks aan een andere organisatie over te dragen.
18.7
Je rechten zijn niet in iedere situatie onbeperkt. We kunnen bijvoorbeeld geen gegevens verwijderen die we wettelijk moeten bewaren. We leggen dan uit welke gegevens blijven staan, waarom en hoe lang. Ook beschermen we bij het verstrekken van informatie de rechten van andere personen.
19Een verzoek of klacht indienen
19.1
Mail je privacyvraag of verzoek naar [email protected]. Omschrijf waar je verzoek over gaat. Een account of specifiek formulier is niet verplicht.
19.2
We controleren je identiteit op een manier die bij het verzoek past, bij voorkeur met gegevens die we al hebben. We vragen niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs. Bij redelijke twijfel kunnen we aanvullende informatie vragen, maar niet meer dan noodzakelijk.
19.3
We reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Als we je verzoek uitvoeren, doen we dat in beginsel binnen dezelfde termijn. Bij complexe of meerdere verzoeken kunnen we de termijn zo nodig met maximaal twee maanden verlengen. We laten je dan binnen de eerste maand weten waarom en wanneer je onze reactie kunt verwachten.
19.4
Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Alleen in de wettelijk toegestane gevallen, zoals een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek, kunnen we een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren. We motiveren die beslissing.
19.5
Heb je een klacht, dan helpen we je graag via hetzelfde e-mailadres. Je mag ook rechtstreeks een klacht indienen bij een bevoegde privacytoezichthouder. Je hoeft niet eerst onze interne afhandeling af te wachten. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt ook terecht bij de bevoegde toezichthouder in het land van je gewone verblijfplaats, je werkplek of de vermoedelijke inbreuk. Daarnaast behoud je je recht om naar de rechter te gaan.
20Wijzigingen in deze verklaring
20.1
We passen deze verklaring aan als onze dienstverlening, gegevensverwerking of wettelijke verplichtingen veranderen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.
20.2
Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen op een passende manier. Willen we bestaande gegevens voor een nieuw doel gebruiken, dan beoordelen we eerst of dat is toegestaan en informeren we je voordat die verwerking begint. Wanneer nieuwe toestemming nodig is, vragen we die afzonderlijk. Verder gebruik van de website geldt niet vanzelf als toestemming.
Een vraag of verzoek